Audyt RODO – podstawa systemu ochrony danych w organizacji
By admin
0
1770 Views
- Home
- Technologia
- Audyt RODO – podstawa systemu ochrony danych w organizacji
By admin
0
1770 Views
Audyt jest niezależną oceną danej organizacji, przeprowadzaną przez kompetentny oraz niezależny zespół oceniający. Jego przedmiot jest poddawany ocenie pod względem zgodności z określonymi wymaganiami: danymi standardami, przepisami prawa lub wewnętrznymi procedurami tej organizacji lub grupy organizacji. Cel każdego audytu stanowi dostarczenie, popartego badaniem, zapewnienia o braku istotnych błędów lub wskazania, w jakim zakresie te błędy występują. Obok oceny, w audycie wskazuje się również zalecenia dotyczące zmian, zwłaszcza w procedurach lub politykach, zabezpieczeniach, czy w zakresie wprowadzenia niewdrożonych dotąd w firmie mechanizmów.
Audyt RODO stanowi pierwszy krok w kierunku opracowania oraz wdrożenia w organizacji środków formalnych, technicznych lub organizacyjnych celem ochrony danych osobowych. To dzięki audytowi można wskazać procesy i dokumenty, jakie są prawidłowe, a także te, jakie wymagają zmodyfikowania, jak też określić, jakie zmiany muszą zostać dokonane, by zapewnić zgodność działalności organizacji z obowiązującymi prawnymi przepisami.
Etapy audytu RODO
Aby uporządkować w organizacji obszar ochrony danych osobowych w sposób rzetelny oraz biorący pod uwagę wszystkie prawne wymogi, audyt RODO powinien uwzględniać określone etapy, do których zalicza się np.:
- wstępna analiza dokumentów, które zostają przekazane przez pracowników organizacji, a zatem analiza stron internetowych, wzorów formularzy czy umów, znajdujących zastosowanie do przetwarzania danych osobowych, dokonana przed przeprowadzeniem rozmów audytowych;
- wywiady audytowe, które dotyczą procesów wiążących się z przetwarzaniem danych osobowych, na przykład w formie spotkań osobistych z pracownikami organizacji;
- wizja lokalna w siedzibie organizacji, a także w jej innych lokalizacjach, w których przetwarza się dane osobowe;
- weryfikacja spełniania wymagań ochrony danych osobowych przez systemy informatyczne, które służą do przetwarzania danych osobowych;
- weryfikacja wszelkich przekazanych do analizowania dokumentów, jakie służą do przetwarzania danych osobowych pod względem adekwatności danych, które są gromadzone, pod kątem celu, czasu, legalności oraz poprawności merytorycznej przetwarzania, jak też klauzul zgód czy informacyjnych, które są podawane w dokumentach;
- opracowanie raportu, jaki podsumowuje wyniki audytu, zawierającego wykaz stwierdzonych niezgodności oraz wskazanie rozwiązań, które prowadzić mają do wyeliminowania ewentualnych naruszeń oraz przekazanie go kierownictwu organizacji celem zapoznania się i omówienia.
W trakcie przeprowadzania audytu RODO analizie winien zostać poddany każdy proces, który dotyczy przetwarzania danych osobowych, jak również każdy rodzaj dokumentu, jaki się z owym przetwarzaniem wiąże w zakresie oceny oraz wniosków z audytu.
Korzyści z audytu RODO
Audyt RODO pozwala odpowiednio przygotować organizację do spełniania wszelkich wymogów RODO, jak też pozwala na utrzymanie odpowiedniego poziomu zgodności z RODO w przyszłości. Ocenia on przetwarzanie danych osobowych zgodnie z wymaganiami prawnymi, ale też dobrymi praktykami RODO, a więc niezbędnymi prawnymi zasadami dotyczącymi zgodnego z RODO przetwarzania danych, jakie muszą być realizowane przez lub w imieniu administratora danych, jak też zasadami, które na zasadzie dobrych praktyk powinny być wcielane w życie. Ocenie poddawane są procesy, procedury oraz systemy, a także wszelkie działania, które podejmuje organizacja w zakresie przetwarzania danych. Audyt zgodności z RODO jest przeprowadzany dla wszystkich pracowników oraz dla każdej z komórek organizacji, pozwala więc na kompleksowe sprawdzenie, czy np. właściwe polityki oraz procedury są w niej egzekwowane. Umożliwia również wykrycie wszelkich naruszeń prawa z zakresu zabezpieczeń danych. Dzięki audytowi organizacja uzyska także wiedzę, w jaki sposób winna utrzymywać standardy RODO w prowadzonej przez siebie działalności.
Odpowiednio przeprowadzony audyt RODO wpływa także na zwiększenie świadomości pracowników w zakresie ochrony danych, co wyeliminuje ryzyko wszelkich nadużyć czy niebezpieczeństw. Audyt pozwala więc na zabezpieczenie i jako punkt wyjścia – dalsze zaprojektowanie ochrony, jaka jest adekwatna do poziomu zagrożeń, występujących w danej organizacji, uwzględniając przy tym zróżnicowanie sił oraz środków zależnie od poziomu zagrożeń.
Audyty RODO są przeznaczone dla wszelkich organizacji publicznych, jak też prywatnych firm, bez względu na branżę, w której prowadzą działalność, a także niezależnie od ich wielkości.
Źródło: ISecure – eksperci w ochronie danych osobowych